תנאים מקדימים ייבוא נתונים:
- הסרת כפילויות
- בדיקת קיום השדות הרלוונטיים באובייקט (בדגש על שדות חובה)
- בדיקה שהקובץ נותן מענה לוולידציות באובייקטים
- התאמת ערכים בהתאם לערכי האובייקט
- התאמת תבנית תאריך למערכת
סה״כ מספר משרות פתוחות
הדוח המוצג בדשבורד מציג KPI מרכזי – מספר המשרות הפתוחות במערכת הגיוס של הארגון. ניתן לראות כי קיימות 21 משרות פתוחות.
הנתון מבוסס על אובייקט Job במערכת, שבו מנוהלות כלל המשרות בארגון.
הדוח מסנן את הרשומות כך שיוצגו רק משרות שהסטטוס שלהן הוא "Open", ובכך מספק תמונת מצב עדכנית של היקף הגיוס בחברה.
המידע מוצג כ-Metric / KPI Widget בדשבורד כדי לאפשר למנהלת משאבי האנוש לראות במהירות את היקף הגיוס הכולל מבלי להיכנס לדוחות מפורטים.
- יצרתי Report על אובייקט Job.
- הוגדר פילטר Status = Open
- בדוח בוצע חישוב Row Count (ספירת רשומות).
- הדוח הוסף לדשבורד כ-Metric Component המציג מספר יחיד גדול וברור.
כך מתקבל נתון מרכזי: כמה משרות פתוחות קיימות כרגע במערכת.
הצגת KPI מרכזי למנהלת הגיוס
לפי דרישות הפרויקט, אושרת צריכה לנהל משרות פתוחות ותהליך גיוס עובדים.
הצגת מספר המשרות הפתוחות מאפשרת לה להבין מיד:מה היקף הגיוס הנוכחי
האם נדרש להגדיל מאמצי גיוס
האם יש עומס בגיוס לעומת משאבי HR הקיימים
2. שימוש ב-Metric בדשבורד
בחרתי להציג את הנתון כ-Metric מכיוון ש:זהו מדד אחד מרכזי
המידע צריך להיות ברור במבט ראשון
אין צורך בפירוט או גרף
זו שיטת הצגה מקובלת בלוחות מחוונים ניהוליים.3. שימוש ב-Filter על Status
להציג רק משרות רלוונטיות לתהליך הגיוס
להוציא מהחישוב משרות סגורות או שהתקבלה החלטה לגביהן
כך מתקבל נתון מדויק עסקית.
הדוח מאפשר למנהלת משאבי האנוש:
- להבין את עומס הגיוס הנוכחי
- להחליט האם צריך להוסיף תקני גיוס
- לזהות האם יש יותר מדי משרות פתוחות לאורך זמן
- לעקוב אחרי התקדמות סגירת משרות
מועמדויות לפי שלב בתהליך
הדוח מציג ניתוח של מועמדויות לפי שלב בתהליך הגיוס באמצעות תרשים משפך (Funnel). התרשים מבוסס על אובייקט Application ומקבץ את הרשומות לפי השדה Application Process, כך שניתן לראות כמה מועמדים נמצאים בכל שלב בתהליך – החל מסינון קורות חיים ועד קבלת החלטה.
נדרש מסמך: פרויקט סיום – חלק א'
יצרתי דוח שמחשב את Record Count של מועמדויות ומקבץ אותן לפי שלבי התהליך,
מוצג בדשבורד כתרשים Funnel.
תרשים משפך מאפשר לזהות במהירות באיזה שלב בתהליך הגיוס מועמדים “נתקעים” או נושרים,
וכך מסייע למנהלת משאבי האנוש לייעל את התהליך ולקבל החלטות מבוססות נתונים לגבי שיפור שלבי הגיוס.
דוח מועמדים לפי מידת התאמה
הדוח מציג משרות עם מועמדים לפי מידת התאמה ומוטיבציה, ומטרתו לזהות מועמדים חזקים בתהליך הגיוס.
הדוח מבוסס על נתוני המועמדויות באובייקט Application, ומשלב מידע על המועמד,
המשרה והציון הכולל (Candidate Score) המחושב לפי מדדי התאמה ומוטיבציה.
נדרש במסמך: פרויקט סיום – חלק א'
לצורך קביעת מדדי ההתאמה והמוטיבציה הוספתי שדה מסוג Formula ובוא הגדרתי לכל סטטוס ערך:
שדה Fit Level -High = 3 | Medium = 2 | Low = 1 והכפלתי ב 10 לקבל תוצאה בעשרות (ראיה עתידית ל 100)
שדה Motivation Level -High = 3 | Medium = 2 | Low = 1 והשארתי ביחידות לדיוק גבוהה
להלן הנוסחה בשדה:
( CASE(TEXT( Fit_Level__c ), "High", 3, "Medium", 2, "Low", 1, 0) * 10)
+
CASE(TEXT(Motivation_Level__c), "High", 3, "Medium", 2, "Low", 1, 0)
בניית דוח המציג מועמדים שלא נדחו, הכולל את שם המועמד, המשרה אליה הגיש מועמדות ואת ציון ההתאמה הכולל. הנתונים ממוינים לפי Candidate Score ומודגשים באמצעות Conditional Formatting כדי לזהות במהירות מועמדים חזקים.
הצגת הנתונים בטבלה עם דירוג וצביעה מאפשרת למנהלת משאבי האנוש לאתר במהירות מועמדים
- בעלי התאמה גבוהה בצע ירוק
- התאמה בינונית בצבע כתום
- והתאמה נמוכה בצבע אדום,
מאפשר לקבל החלטות גיוס יעילות יותר ולהימנע מפספוס מועמדים איכותיים בתהליך.
נדרש: במסמך: פרויקט סיום משאבי אנוש ב'
דוח מקורות הגיוס והשוואה
הדוח מציג ניתוח של מקורות הגיוס של מועמדים והשוואה בין מספר המועמדויות לבין מספר המועמדים שהתקבלו לעבודה (Hired).
הנתונים מקובצים לפי השדה Candidate Source, וכך ניתן לראות אילו מקורות אמינים (איכותיים) מביאים יותר מועמדים ואילו מקורות מובילים בפועל לגיוס עובדים.
נדרש במסמך: פרויקט סיום משאבי אנוש ב
נבנה דוח על אובייקט Application שבו בוצעה קיבוץ לפי מקור המועמד, ונוספה השוואה בין Record Count של כל המועמדויות לבין Record Count של מועמדים שהתקבלו.
הדוח מוצג בדשבורד כתרשים עמודות להשוואה בין הנתונים.
הצגה השוואתית מאפשרת לזהות אילו מקורות גיוס הם היעילים ביותר, כלומר לא רק מביאים הרבה מועמדים אלא גם מובילים לגיוס בפועל.
מידע זה מסייע למנהלת משאבי האנוש לקבל החלטות מושכלות לגבי השקעה בערוצי גיוס אפקטיביים יותר בעתיד.
מקורות הגיוס לפי שלבי תהליך המועמדות
הדוח מציג ניתוח של מקורות הגיוס לפי שלבי תהליך המועמדות.
הנתונים מקובצים תחילה לפי
Candidate Source ולאחר מכן לפי Application Process, וכך ניתן לראות באיזה שלב בתהליך נמצאים המועמדים מכל מקור גיוס.
נבנה דוח על אובייקט Application, שבו בוצע Grouping כפול – תחילה לפי מקור המועמד ולאחר מכן לפי שלב בתהליך הגיוס, תוך הצגת Record Count לכל שלב.
מבנה הדוח מאפשר להבין לא רק מאיזה מקור מגיעים מועמדים, אלא גם
כיצד הם מתקדמים בתהליך הגיוס.
כך ניתן לזהות מקורות שמביאים מועמדים איכותיים שמתקדמים לשלבים מתקדמים, לעומת מקורות שבהם רוב המועמדים נפסלים בשלבים מוקדמים.
משרות עם הכי הרבה מועמדים איכותיים
בניית הדוח מבוססת על אובייקט Application המציג לכל משרה את מספר המועמדים האיכותיים שהגישו מועמדות.
הדוח מסנן מועמדים בעלי מידת התאמה גבוהה ומוטיבציה גבוהה, מקבץ אותם לפי משרה ומחשב את מספרם באמצעות Record Count.
מאחר שכל הערכת מועמד נשמרת באובייקט Application, זהו המקום המדויק ביותר לנתח את איכות המועמדים.
קיבוץ לפי משרה מאפשר לזהות במהירות אילו משרות מושכות מועמדים איכותיים יותר
דוח זה מסייע למנהלת הגיוס להבין היכן תהליך הגיוס יעיל יותר והיכן יש צורך בשיפור.
משרות עם הכי הרבה מועמדים איכותיים
לצורך הדוח הוספתי שדה מסוג Formula באובייקט Application שמודד כמה זמן בתהליך
עם הנוסחה:
TODAY() – DATEVALUE(CreatedDate)
יצירת שדה מסוג נוסחה באובייקט Application המחושב את מספר הימים שעברו מאז יצירת המועמדות.
באמצעות שדה זה נבנה דוח המסנן מועמדים שנמצאים בתהליך הגיוס מעל 14 יום ועדיין לא התקבלה לגביהם החלטה.
החישוב מאפשר לזהות מועמדים ש"נתקעו" בתהליך הגיוס ולחשוף צווארי בקבוק בשלבי המיון.
כך מנהלת משאבי האנוש יכולה לזהות במהירות מועמדים הדורשים טיפול או החלטה ולייעל את תהליך הגיוס.